お客様は気が変わるのが当たり前!? パニックにならないためのスケジュール管理

便利屋のスケジュール管理

お客様の信頼を得るため、便利屋として成功するためには、スケジュール管理能力が絶対に必要になります。

 

なぜならば『お客様は気が変わるのが当たり前』、『スケジュールに変更はつきもの』だからです。

 

仕事を依頼されて行ってみたら不在だった。換気扇掃除を依頼され、仕事が終わったとたんに「ここだけがキレイになったら、他の場所の汚れが気になってきたわ。キッチン全部を掃除して」と追加依頼。

 

このようなことは日常茶飯事です。便利屋の仕事は、スケジュール通りに進まないことが多々あります。便利屋開業時はそのことに驚くかもしれませんが、そんなことでいちいちイライラしてもいられません。

 

この記事では、

 

  1. スケジュール管理に便利なツール
  2. スケジュールを立てる上で注意すべきこと

 

この2点についてお話ししたいと思います。

 

 

スケジュール管理に便利なツール

私がスケジュール管理に使っているのは以下の2つです。

 

  1. 作業着のポケットに入るウィークリーのスケジュール帳
  2. Google カレンダー(グーグルカレンダー)

 

2つの使い方を具体的に説明いたしますね。

 

1.作業着のポケットに入るウィークリーのスケジュール帳

 

私は会社への電話を携帯電話に転送しています。最終的には、スケジュールはグーグルカレンダーで管理しているのですが、電話を受けているときはスマホを見たり、入力したりはできませんので、まずは仕事の依頼の電話が入ったら手帳にメモをします。

 

手帳は作業中でもサッと出せるように、作業服に入るウィークリーのスケジュール帳を便利屋開業時から愛用しています。

 

マンスリーだと書き込むスペースが少なすぎますし、デイリーだと厚くなるので持ち歩きに不便です。ウィークリーですと、パッと開けば1週間分のスケジュールも分かりますので、スケジュール変更があったときも瞬間的に予定が把握できて便利なのです。

 

2.Google カレンダー

 

手帳に記載した内容はGoogle カレンダーに転記します。

 

  • 依頼主の氏名
  • 電話番号
  • 住所
  • 依頼内容
  • 金額

 

上記の内容を記載しておくと、後々かなり便利です。

 

たとえば住所を入力しておくと、Google カレンダーからGoogle マップを開くことができますので、移動で道に迷うこともなくなります。移動時間も計算できます。

 

また、電話番号を入力しておけば、Google カレンダーからタッチ一つで電話をかけられますので、「約束の時間に遅れそう」「早く着きそう」というときに、素早く連絡が取れて便利なのです。

 

さらにGoogle カレンダーは検索もできます。たとえばこのようなと時に検索機能は便利です。

 

Aさんのところで5月に庭の草刈りの仕事をした。その2カ月後、「8月も草刈りをお願いしたい」という連絡をもらった。「前回はいくらで受注したんだっけ?」と記憶がないときに、過去のデータを調べることができるのです。

 

同じ仕事に対してまったく違う金額を提示してしまっては、お客様からの信頼を失ってしまいますので、この検索機能には助けられています。

 

そしてスケジュールは色分けできますので、下記を3色に色分けしています。

 

  • 間接作業(見積もり、機材の手入れ、ポスティングなど)
  • 直接作業(お客様からの依頼の仕事)
  • プライベート

 

この色分けは、お客様からの依頼の変更があった際、直感的に『簡単に動かせるスケジュール』と『簡単に動かせないスケジュールを』把握でき、とても便利です。

スケジュールを立てる上で注意すべきこと

先ほども書きましたが、『お客様は気が変わるのが当たり前』です。

 

行ってみたら不在だった、キャンセル、日程変更、作業中に追加の仕事を依頼されるなど、様々な変更がありますが、スケジュールを再調整する上でいちばん注意すべきことは、『お客様の気持ちや事情を大切にする』ということです。

 

ありがちなケースについて、下記に実例を挙げておきます。

 

不在の場合

 

当たり前のことですが、不在であったならばそのままにせず、「お約束の時間に伺いましたが、ご不在でした。いかがいたしましょうか?」と電話を入れます。

 

「約束を破るとは無礼な」と腹を立ててはいけません。あちら側にも事情があるかもしれませんし、人間であるならばうっかりするということもあるからです。

 

作業の追加依頼の場合

 

依頼された仕事の作業中に、「ついでにこれもやってくれないか」と、追加の仕事を依頼されることもあります。たとえばバスルームの掃除中にキッチン清掃の追加など。

 

こういうとき、「追加の仕事をやっていたら、次の依頼に間に合わない」ということが多々あります。

 

そんなときは、「追加の仕事がどのくらいで終わるか」をまず考えます。

 

もし作業時間が30分以上と見込まれる場合は、「ありがとうございます。ただ申し訳ありませんが、本日は次の仕事の予定がございますので、日をあらためて伺わせていただきたいと思います」とお客様に提案し、次回の打ち合わせをします。

 

30分以内で終わると判断した際は、次のお客様にご連絡を入れて、「前の仕事が長引いて30分ほど遅れる可能性がありますが、よろしいでしょうか?」とお伺いを立て、快諾してくださるようでしたら、その場で追加の作業をします。

 

次のお客様がちゅうちょしていたり、「予定通りいかないと困る」という様子であれば、やはり日をあらためて伺います。

 

あくまでも先約のお客様の事情が優先です。

予定よりも長時間になる可能性のある仕事

片付け(不要品処理)、遺品整理は、予定よりも時間がかかることが多々あります。

 

ひとつひとつの物を『残すか』『捨てるか』を判断するのに感情が動き、判断に時間がかかることがあるからです。

 

特に遺品整理の場合、写真が出てくれば思い出に浸りたくなりますし、手紙が出てくれば一通一通読みたくなったりするからです。

 

こんなとき、時間を気にするそぶりをしたり、「もう少し急いでください」といってはいけません。こんなときこそお客様の気持ちに寄り添うことが大切です。

 

なかなか進まない片付けをイライラしながら見ているよりも、「思い出の品が出てきたようですので、今日は私がいないほうが良いかもしれませんね。

 

日をあらためて伺わせていただきます」というようにご提案をしてみるのも一つの手です。

 

かえってその方が、お客様も思い出に浸る時間も持てますし、便利屋はチラシを撒いたり、道具の手入れをしたりと、別の仕事をすることができます。

 

その一方、初めはどれを捨てるか迷っても、一度捨てると決めたら「面倒だから全部捨てます!」とおっしゃる方も少なくありません。

 

こういった場合も、予定よりも短時間で終わると思いきや、お客様がお捨てになる量が当初の見込みより増えることが多く、けっきょく時間は予定よりもかかります。

 

そしてお客様のタイプは、片付けを始めてみないと分かりません。依頼の電話のときは「全部捨てたい」とおっしゃっていた方でも、「いざ片付けを始めてみたら迷いっぱなし」ということは、よくあることだからです。

 

どちらにせよ片付けの依頼の9割は、予定より多くの時間がかかると覚悟しておいた方がよいでしょう。

お客様のご希望の日時にプライベートの予定が入っている

お客様がご希望される日時に、もうすでにプライベートの予定が入っている。そんなときは、依頼を受けるかどうか迷いますよね。特に高額の仕事だったりすると(笑)

 

こういった場合、私は原則として、先に入っているプライベートの予定を優先します。

 

もちろんお客様には「プライベートで予定が入っています」とは伝えません。それでは角が立ちますから。

 

そんなときは、「申し訳ございませんが、すでにこの日は別の仕事が入っております。他にご都合のよい日程はございませんか?」と伺います。

 

お客様の事情で、「どうしてもその日でなければ。あなたでなければ」ということでしたら、プライベートに入っていた予定をキャンセルすることもありますが、基本的にはそれはしません。

 

なぜなら私は、仕事だけでなく人生全体が充実していることが大切だと思うからです。

 

たとえばですよ、子どもと約束した予定があったとします。それをキャンセルするということは、子どもの信頼を失いますし、「約束は守らなくてもいい」と子どもにいっているようなものです。

 

自分がこのような背中を子どもに見せてはいけないと思いますし、友人や自分との約束にも同様のことがいえると思います。

 

この辺りは人によって考えが違うと思いますが、「どんな人生を送りたいか」ということをご自身に問い、基準を決めたら良いと思います。

 

便利屋開業当初は、「スケジュール通りに仕事がぜんぜん進んでいかない!」と困惑することもあるかもしれませんが、それが普通です。

 

ペースをつかめるときが来ますので、あわてず、誠実に、ひとつひとつをコツコツやっていきましょう!